A automação de negócios consiste na adoção de diferentes métodos, recursos tecnológicos e procedimentos especializados para otimizar a eficiência de uma empresa e agilizar os processos internos.
Isso significa que a aplicação dos conceitos de automação está diretamente associada à melhorias na utilização de recursos e consequências positivas em toda a cadeia de produção.
Nesse sentido, a tecnologia se apresenta como um “coringa” nas mãos do gestor: softwares cada vez mais modernos, robótica e até Inteligência Artificial podem ser o que faltava para garantir os melhores resultados possíveis para a sua empresa.
Neste artigo, você vai descobrir o que é automação de processos de negócio, os benefícios que esse recurso pode trazer para sua corporação e dicas para automatizar a sua empresa. Saiba mais!
Neste artigo, você vai conferir:
- Automação de negócios: entenda a relevância para as empresas
- O que é automação de processos de negócio?
- Quais processos de negócios devem ser automatizados?
- Como os setores de TI e negócios atuam para a automação?
- Quais são os benefícios que a automação de negócios traz?
- BPA e BPM: como relacioná-los?
- Como promover a automação de negócios?
- Leve a sua empresa para o próximo nível!
Automação de negócios: entenda a relevância para as empresas ↩
Para compreender o que a automação de negócios — ou Business Process Automation (BPA) — pode fazer pela sua empresa, é essencial entender como esse formato funciona.
Afinal, promover a automatização de empresas não se resume a otimizar processos e oferecer mecanismos mais eficientes de gestão. Isto é, não basta tornar os processos internos de uma organização mais eficazes e ágeis.
Sua proposta é assegurar que a empresa disponha de capacidade suficiente para realizar transações e negócios, sem que haja necessidade de aumentar a equipe ou aplicar mais investimentos.
Dessa forma, a tecnologia pode atuar como um canal de interação com clientes e parceiros, potencializando as oportunidades de negócios, reduzindo custos e otimizando resultados, especialmente se for bem aplicada.
O que é automação de processos de negócio? ↩
Se você ainda está se perguntando o que é automação de processos de negócio, a resposta pode ser mais simples do que pensa.
Como o nome indica, o sistema BPA consiste na automatização dos processos de uma empresa, ou seja, a substituição de atividades manuais por mecanismos tecnológicos.
Isso quer dizer que softwares modernos, sistemas de gestão de pessoas, cadeia de suprimentos e processos, plataformas digitais e outros recursos podem substituir distintas tarefas internas da organização, das mais simples às mais complexas.
Dessa forma, os humanos podem se dedicar à tarefas que agreguem mais valor ao negócio, incluindo a tomada de decisões estratégicas, otimizando não apenas resultados, mas também o desempenho da equipe em cada atividade interna ou setor da empresa.
Na prática, a automação combina a gestão de processos de negócios (BPM) à gestão de regras de negócios (BRM), a fim de atender às necessidades do mercado em ebulição.
Em outras palavras, a meta central da automação empresarial é tornar as atividades internas mais eficientes a partir do suporte de mecanismos tecnológicos.
Quais processos de negócios devem ser automatizados? ↩
Fonte: Freepik
A automação pode ser aplicada em diversos modelos de negócio, não importando o tamanho ou o segmento da empresa — mas é inegável que alguns processos podem render melhores resultados a partir da automação em comparação a outros.
Uma das possibilidades é a aplicação de estratégias de automação industrial, corporativa ou empresarial para poupar seus colaboradores de grandes volumes de tarefas ou de processos repetitivos, especialmente aqueles com baixo grau de complexidade.
Do mesmo modo, a automação também pode beneficiar os processos que podem ser comprometidos por qualquer lentidão no tempo de resposta de seus colaboradores ou que demandam grande parcela da equipe para serem realizados.
Como o sistema automatizado é capaz de disponibilizar dados importantes em tempo real aos membros do time, os colaboradores não precisam ficar esperando pelo envio de e-mails e relatórios, eliminando gargalos no processo produtivo.
Essa eficiência na disponibilização de dados e informações relevantes para os processos internos é ainda mais perceptível em tarefas urgentes, que não podem ser proteladas: as informações chegam onde precisam estar, na hora certa, sem empecilhos.
Também é aconselhada a automação de tarefas que devem ser executadas com extrema precisão e oferecem menor margem de erro sem intervenção humana, ou processos que demandam rastreamento e monitoramento para auditoria ou registro.
Entre os exemplos de automação comercial ou corporativa estão as comunicações automatizadas por meio de chatbots ou e-mails, softwares de gestão de fornecedores, planejamento de manutenções programadas e muitos outros.
Como os setores de TI e negócios atuam para a automação? ↩
As novas tecnologias têm potencializado a atuação da automação dos processos de negócios, mas os melhores resultados só são possíveis a partir de um trabalho conjunto entre os setores de Tecnologia da Informação e negócios.
A participação dos especialistas em negócios é centrada no fornecimento de processos corporativos e normas administrativas pertinentes à determinada aplicação.
Esses formatos, então, podem ser convertidos em códigos pela área de TI por meio de um pipeline CI/CD para o desenvolvimento do aplicativo final, que será utilizado no dia a dia da empresa.
À medida que as estratégias de automação de negócios são implementadas em containers, as aplicações podem ser acessadas por multiplataformas mediante um intermediário, como uma API.
Isso possibilita que desenvolvedores e especialistas em negócios gerenciem conjuntamente e simultaneamente o ciclo de vida das aplicações criadas.
O trabalho em conjunto entre os diferentes setores é essencial para que os tradicionais sistemas monolíticos, engessados e complexos, deem lugar a aplicações como microsserviços, criadas em uma arquitetura de cloud escalável.
Esses novos modelos não apenas são mais ágeis, mas também mais adaptáveis às diferentes necessidades dos usuários.
As plataformas de automação de negócios que utilizam CI/CD são, assim, capazes de acelerar ainda mais o desenvolvimento de novos processos, o que resulta na redução do tempo entre a implementação da aplicação e o feedback.
Na prática, isso significa que é possível experimentar mais com cada aplicação e encontrar o fluxo de processos mais eficiente para sua organização.
Quais são os benefícios que a automação de negócios traz? ↩
Automatizar processos de negócios é uma estratégia que envolve um grande número de variáveis, mas, sem dúvidas, possibilita excelentes resultados para a sua corporação.
Erros que parecem pequenos à primeira vista, correntes intermináveis de e-mails, cópias e mais cópias de documentos imprecisos e outras falhas que podem ocorrer nos processos internos podem comprometer o fluxo de trabalho de uma empresa.
E não é só isso: comunicações truncadas, reformulações feitas às pressas e até mesmo o atraso de cronogramas são situações com potencial para grandes consequências.
Nesse sentido, a automação de negócios age como um catalisador que simplifica tais processos a fim de que os detalhes que realmente importam, prazos estabelecidos e a conformidade com o plano de negócios não sejam perdidos entre as tarefas.
A partir de uma estratégia de automação de negócios que seja tão expansível quanto reutilizável, o gestor passa a ter controle sobre os mínimos processos.
Assim, sobrará não apenas tempo, como também recursos para que sua equipe foque naquilo que é importante.
Confira outros benefícios do BPA!
1. Maior transparência e controle ↩
A automação de negócios possibilita que todo o fluxo de trabalho seja condensado em um único dashboard que garanta a visualização de cada processo em tempo real.
Desse modo, a empresa consegue controlar cada etapa do processo, incluindo revisões, aprovações, acessos dos colaboradores e até mesmo cronogramas.
Como todas as informações estão concentradas e descritas de maneira eficiente, fica mais fácil tomar decisões estratégicas ou até mesmo montar apresentações sobre prazos e resultados para apresentar aos stakeholders.
Do mesmo modo, caso ocorra algum problema, será possível diagnosticá-lo e traçar um plano de reação em tempo hábil, sem comprometer as operações da empresa.
2. Processos centralizados, redução de custos e erros manuais ↩
No dia a dia de trabalho, é comum que imensas cadeias de e-mail se percam na caixa de entrada, ocultando, assim, eventuais detalhes e problemas no fluxo dos processos.
A automação de negócios permite a centralização das informações importantes, para que o gestor não perca nenhum dado sensível pertinente a cada processo.
Da mesma forma, as tarefas manuais, exaustivas, repetitivas e obsoletas podem ser automatizadas, restando mais tempo para que seus colaboradores atuem em processos mais complexos.
O uso de tecnologia nessas tarefas redundantes, porém importantes, não apenas poupa seus colaboradores, mas também reduz as chances de erros manuais. Afinal, o sistema automatizado executa as tarefas com extrema precisão.
Como seus colaboradores podem ser realocados para ações mais estratégicas e a probabilidade de erros diminui, sua empresa vai gastar menos tempo em tarefas pouco complexas e poderá economizar recursos na correção de falhas.
3. Maior foco na resolução de problemas complexos e inovação ↩
Sem dúvidas, o maior benefício por trás da automação de negócios é a economia de esforços e recursos em tarefas que agregam pouco valor estratégico à empresa.
Seu time não precisa despender longos intervalos de tempo para lidar com situações triviais, como fazer cópias ou transferir documentos, recolher assinaturas e outras tarefas burocráticas.
Consequentemente, sobra mais tempo para trabalhar na resolução de problemas com alto grau de complexidade ou até mesmo investir em projetos de inovação.
BPA e BPM: como relacioná-los? ↩
É bastante comum confundir os conceitos de Business Process Automation e Business Process Management, mas tenha em mente que estamos falando de estratégias simultaneamente distintas e complementares.
O BPM é o método de gestão de processos que oferece à empresa conhecimento de todos os seus processos internos, de ponta a ponta.
A automação de negócios (BPA), por sua vez, é um mecanismo que pode ser utilizado para monitorar e tornar ainda mais eficientes esses processos internos.
Em outras palavras, a combinação de BPM e BPA pode ser o que a sua empresa precisa para operar com o máximo de eficiência. Afinal, o BPM proporciona uma visão bastante detalhada da infraestrutura dos processos de negócios que serão automatizados.
Como promover a automação de negócios? ↩
Por estarmos falando de um conceito baseado em tecnologia, muitas pessoas acreditam que a automação de negócios é uma tendência para o futuro, mas não se engane: você não precisa esperar para tornar a sua empresa ainda mais eficiente!
De acordo com a consultoria McKinsey, 31% das empresas a nível global já automatizaram integralmente ao menos um processo interno. Ou seja, a automação de processos de negócio já é uma realidade, e quem não se atualizar pode acabar ficando para trás no mercado.
Para te ajudar a manter a sua empresa competitiva, destacamos algumas dicas para a implantação da automação desses processos. Confira!
1. Mapeie as atividades ↩
Antes de mais nada, é necessário mapear todas as rotinas e tarefas do fluxo de trabalho, especialmente aquelas mais repetitivas, que seguem padrões pré-definidos de ação.
É esse mapeamento que permitirá a identificação dos principais processos candidatos à automação de negócios.
Em geral, essa etapa inclui uma avaliação sobre o que as mudanças propostas às atividades selecionadas podem gerar aos usuários, clientes e colaboradores: cabe ao gestor definir se essas mudanças serão benéficas ou não para os negócios.
2. Defina objetivos claros e KPIs a serem acompanhados ↩
Uma vez que as atividades passíveis de automação estejam definidas, chegou a hora de definir objetivos claros e indicadores-chave de desempenho (KPIs) que possibilitem a avaliação do sucesso das automações aplicadas.
É importante traçar quais os resultados almejados e estipular critérios que permitam diagnosticar se a automação foi ou não bem-sucedida.
3. Pesquise pelas ferramentas e tecnologias ideais para o negócio ↩
Se você já sabe o que precisa ser automatizado, o que esperar dessa automação e como mensurar os resultados, ainda falta definir quais as melhores tecnologias e os recursos mais adequados para o processo de automação de negócios.
O mercado oferece inúmeras possibilidades que podem se aplicar a empresas dos mais diversos segmentos, incluindo softwares ERP e CRM ou sistemas de chatbots dedicados ao atendimento automático a clientes.
Em meio a tantas opções, o maior desafio pode ser selecionar as soluções capazes de atender às necessidades da sua empresa e do usuário.
A partir dos processos que você deseja automatizar, ficará mais fácil pesquisar pelos softwares especializados de acordo com a necessidade do negócio.
Alguns elementos, porém, mostram-se vantajosos para a maioria das empresas: plataformas em nuvem, que possam ser acessadas a partir de diferentes dispositivos, com pouca ou nenhuma codificação, que ofereçam relatórios personalizados, entre outros aspectos.
4. Conte com profissionais qualificados para acompanhar o processo ↩
Automatizar processos de negócios é um processo tão complexo quanto se possa imaginar, e por isso, é essencial contar com a orientação de profissionais qualificados e especializados no projeto.
Um processo de automação feito de maneira improvisada e sem gestão adequada pode ser até prejudicial para a empresa.
Um gestor que se apoia em profissionais especializados e métodos de automação eficientes pode preparar melhor sua equipe, e até mesmo impedir que eventuais movimentos bruscos demais comprometam o sucesso da empreitada.
5. Defina o mapeamento de processos ↩
Na próxima etapa do processo de automação, o gestor deve compilar todas as informações adquiridas a respeito de tarefas, colaboradores envolvidos, gargalos e outros dados que se façam relevantes para orientar os passos seguintes.
Nessas horas, vale a pena investir em representações gráficas, que facilitem a tomada de decisões acerca da automação, como um desenho em um quadro branco ou um fluxograma mais detalhado.
6. Faça testes e reajustes ↩
Sua automação de negócios só estará apta à implantação integral depois de ser exaustivamente testada e, consequentemente, reajustada.
É indispensável avaliar se restaram gargalos e se alterações são necessárias para permitir operações eficientes e sem falhas.
Essa etapa se torna ainda mais efetiva se o gestor escutar as partes envolvidas. Crie oportunidades para que os usuários apontem suas observações e sugiram mudanças para que o desempenho seja o mais otimizado possível.
Leve a sua empresa para o próximo nível! ↩
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