“Nunca encontro uma sala de reunião vazia”, eis um problema enfrentado por todos que trabalharam em grandes empresas. E não vou nem entrar no mérito das “reuniões intermináveis”, que nos fazem parecer improdutivos. A questão aqui é que não importa quantas salas de reunião existam, elas nunca serão suficientes, sempre haverá pessoas que precisarão de uma sala quando a mesma estiver ocupada por outras pessoas.
Acredito que esse fenômeno baseia-se na “Teoria da tragédia dos comuns”. Sem querer entrar no blá blá blá chato, vou tentar simplificar:
Vamos fazer de conta que montamos uma sociedade da qual eu, você e mais 20 pessoas fazem parte. Juntamos um dinheirinho e compramos um pasto de 20 m². Esse pasto é da sociedade, portanto um recurso compartilhado.
O José, um dos sócios, percebe que, seis meses após a compra, ninguém está usando o pasto e decide que vai colocar umas 3 vacas para pastar e ganhar um dinheirinho vendendo o leite.
O Mauro vê que o José teve uma idéia inteligente e que está ganhando um dinheirinho, decide então colocar 6 vacas.
Então, o Alexandre que percebe que o trabalho dos dois está dando resultado e decide comprar 50 vacas para colocar no pasto.
Você já entendeu o que aconteceu, não é? Um mês depois acabou a grama do pasto e todas as vacas morreram.
Esse é o cerne da Teoria da tragédia dos comuns: todos os recursos finitos compartilhados tendem a acabar se o acesso a ele for livre. É por esse motivo que você não encontra uma sala de reunião quando você precisa de uma ou porque, no café da manhã oferecido pela empresa, o presunto acabou sem que você tenha pego uma fatia.
A primeira ação para resolver o problema é criar regras:
- Só pode haver uma vaca de cada sócio no pasto
- Funcionários só podem pegar 1 fatia de presunto no café da manhã
Apesar de ser uma solução, isso começa a gerar problemas: Burocracia.
Agora vamos pensar um pouco no caso da na sala de reunião. Como podemos criar regras para resolver o problema?:
- Só serão realizadas reuniões previamente agendadas
- Reuniões que trazem mais retorno financeiro tem prioridade sobre aquelas que não trazem
- Reuniões agendadas pela diretoria tem prioridade sobre as reuniões agendadas pelos colaboradores
- Reuniões com um cliente tem prioridade sobre todas as outras
- O agendamento será centralizado por uma só pessoa (pois não confiamos que os funcionários farão a coisa certa)
Acho que você já entendeu o que eu quis dizer com Burocracia, certo?
Pois bem, é assim que pensam os gestores em empresas tradicionais, mas como resolvemos o problema sem criarmos regras e burocracia? Afinal, criamos regras porque achamos que as outras pessoas nunca agirão do jeito que esperamos.
Lembrei de um caso que ocorreu no Japão logo depois do desastre de Fukushima. O que você acha que aconteceria se a população local descobrisse que o suprimento de água potável engarrafada à venda nos mercados fosse limitado? O caos dentro do mercado? Pessoas comprando em grandes quantidades para tentar garantir sua própria sobrevivência? Mas não foi isso que aconteceu. Cada pessoa comprou apenas uma garrafa e isso nunca foi uma regra estipulada pelo governo. Existia apenas uma nota na prateleira: “Estamos com pouca água potável”. Isso aconteceu porque existe neste povo um valor muito importante em sua cultura: “pense nos outros antes de pensar em você mesmo”.
Acho que agora você entendeu o xis da questão: o problema não está na criação de regras burocráticas, mas sim nos valores, princípios e cultura das pessoas que trabalham em comunidade.
Agora quero que você reflita um pouco, na sua empresa:
- Pessoas estão sempre brigando por salas de reunião?
- Pessoas estão sempre brigando pelo presunto no café da manhã?
- Existem departamentos brigando pelo maior budget?
- Existem pessoas brigando umas com as outras por metas individuais e participação dos lucros?
- Existem pessoas brigando por poder para ascender na escada hierárquica da organização?
Por fim, vou fazer uma única pergunta sobre gestão:
Você já se preocupou em criar valores, princípios e cultura em seus colaboradores em vez de criar regras?
Pense nisso, leia mais sobre a cultura organizacional da Just.
